Menjelang rapat laporan tahunan, seorang sekretaris karang taruna mencari foto bakti sosial tahun lalu. Ia menggulir grup WhatsApp panitia lama, jauh ke atas, sampai jarinya pegal. Sebagian foto tinggal kotak abu-abu bertuliskan “media tidak tersedia”. Sebagian lagi ikut hilang bersama ponsel pengurus lama yang rusak. Kegiatannya nyata, dananya tercatat rapi di pembukuan, tetapi jejak visualnya nyaris tidak bersisa.
Organisasi yang sehat sebenarnya hidup dari catatan. Rapat punya notulen, uang punya pembukuan, program punya laporan. Semua itu yang membuat sebuah kepengurusan bisa dipertanggungjawabkan dan diteruskan. Anehnya, dokumentasi foto justru jarang diperlakukan seserius itu. Padahal foto sering menjadi satu-satunya bukti bahwa sebuah kegiatan benar-benar berjalan, dan satu-satunya cara anggota baru merasakan perjalanan komunitasnya.
Merekam kegiatan tidak pernah semudah sekarang. Hampir setiap anggota memegang kamera di sakunya. Yang jadi soal adalah menyimpannya. Foto kerja bakti, lomba tujuh belasan, pentas seni sekolah, sampai reuni alumni, semuanya bermuara ke satu tempat: grup WhatsApp. Padahal grup WhatsApp tidak pernah dirancang menjadi lemari arsip.
Di sana foto terkompresi sampai kualitasnya turun. Histori tertimbun ribuan pesan lain, dari undangan rapat sampai kiriman pesan berantai. Ketika kepengurusan berganti, arsip ikut pergi bersama nomor lama. Tidak ada yang berniat menghilangkannya. Ia hilang pelan-pelan, tanpa ada yang merasa kehilangan, sampai suatu hari dibutuhkan.
Kegelisahan semacam inilah yang coba dijawab Photokita, layanan galeri privat untuk arsip dokumentasi kegiatan komunitas. Gagasannya sederhana. Setiap komunitas, entah pengurus lingkungan, karang taruna, ikatan alumni, sekolah, komunitas hobi, atau panitia kegiatan, punya satu rumah untuk seluruh dokumentasinya. Foto dikelompokkan per album kegiatan, diberi nama dan tanggal, sehingga bakti sosial tahun lalu bisa ditemukan dalam hitungan detik, bukan lewat perjuangan menggulir layar.
Galerinya privat. Yang bisa menjelajah isinya hanya anggota yang sudah bergabung, bukan sembarang orang di internet, dan bukan pula tercampur konten publik seperti di media sosial. Foto tersimpan dalam kualitas penuh dan bisa diunduh kembali kapan saja, sehingga dokumentasi acara besar tidak lagi bergantung pada ponsel satu orang. Setiap komunitas mendapat alamat galerinya sendiri, semisal namakomunitas.photokita.id, yang bisa dibagikan kepada anggota untuk bergabung.
Kendalinya tetap di tangan pengurus. Siapa yang boleh mengunggah foto, siapa yang mengelola album, dan siapa yang cukup melihat saja, semuanya diatur lewat peran dari dasbor yang bisa dipahami tanpa latar belakang teknis. Jumlah anggota yang mendaftar tidak dibatasi. Bila pengurus ingin lebih berhati-hati, tersedia mode persetujuan yang bisa dinyalakan kapan saja, sehingga anggota baru menunggu disetujui dulu sebelum bisa melihat isi galeri.
Memulainya tidak berbayar. Buka photokita.id, buat galeri komunitas, pilih nama alamatnya, lalu bagikan ke anggota. Mereka masuk memakai akun Google dari peramban ponsel masing-masing, tanpa perlu memasang aplikasi tambahan. Untuk komunitas yang kebutuhannya lebih besar, tersedia paket berbayar dengan kuota foto lebih lapang, unduhan satu album sekaligus, hingga pilihan alamat domain sendiri.
Lima atau sepuluh tahun lagi, pengurus yang sekarang akan digantikan generasi berikutnya. Laporan keuangan mungkin masih tersimpan rapi di lemari sekretariat. Pertanyaannya, di mana foto-fotonya? Arsip yang tertata adalah warisan paling sederhana untuk pengurus setelah kita. Mereka bisa melihat apa yang pernah dikerjakan, belajar darinya, lalu meneruskannya. Semua itu bisa dimulai dari hal kecil: satu album untuk kegiatan bulan ini, di photokita.id.
